Sfaturi pentru scrierea unui CV de secretară

Secretarul firmei preia sarcina de a organiza activitatile colectivului de munca si, in special, a conducatorului societatii. Acesta este un asistent al șefului companiei, așa că există cerințe destul de stricte pentru candidații pentru acest post vacant. Să ne oprim mai în detaliu asupra problemelor întocmirii unui CV de succes pentru un post de secretar.

Munca oricărei secretare necesită abilitatea de a trece rapid de la un tip de activitate la altul. Această persoană îndeplinește o varietate de sarcini, dar toate au ca scop să-l ajute pe directorul executiv al companiei în munca sa, precum și să-și economisească munca și timpul personal. În mod tradițional, funcțiile postului acestui specialist includ munca de birou, lucrul cu un telefon, minicentrală telefonică automată și echipamente de birou, redistribuirea apelurilor, precum și organizarea de întâlniri, călătorii de afaceri și alte activități.

• Recepţioner este responsabil de primirea inițială a clienților și vizitatorilor, comunicarea telefonică, primirea faxurilor, precum și suportul de service al negocierilor șefului.
• Responsabilitățile postului de administrator include organizarea celei mai eficiente interacțiuni a angajaților întreprinderii, menținerea ordinii în spațiul de birou, deservirea echipamentelor de birou, furnizarea biroului companiei cu toate articolele de papetărie și bunurile de uz casnic necesare.
• Sarcinile unui manager asistent personal sunt ușor diferite. Acest specialist este mereu la curent cu evenimentele viitoare.Pe umerii lui cad programarea ședințelor de lucru ale șefului, îndeplinirea sarcinilor sale personale și multe alte sarcini, care sunt de obicei negociate individual în fiecare caz.
• Grefier de obicei atașat unui judecător - acest angajat participă la ședințele de judecată și efectuează toate lucrările documentare necesare. Secretarul judiciar se ocupă cu arhivarea actelor, transferarea materialelor către birou, păstrarea procesului-verbal de ședință de judecată, precum și transmiterea de citații. Cerintele pentru acest post sunt foarte mari: angajatul trebuie sa aiba studii superioare juridice si experienta profesionala de minim 2 ani.
• secretar de presă supraveghează problemele de prezentare a mărcii, interacționează cu mass-media, întocmește o selecție de știri relevante. Asistentul personal acceptă toată corespondența, pregătește toate documentele de afaceri pentru prima persoană a companiei, colectează într-un fel sau altul informații legate de luarea unor decizii importante și, de asemenea, execută comenzi unice de la șef.

Orice CV este format din mai multe blocuri. Mai jos sunt recomandări despre ce să indicați în fiecare dintre ele pentru viitorul secretar.

Într-o versiune extinsă, lista sarcinilor de serviciu ale oricărui secretar este următoarea:

• primirea scrisorilor și cererilor primite, redistribuirea acestora, transferul către persoanele responsabile;
• acceptarea documentației spre semnare de către șef;
• Preluarea apelurilor telefonice primite și redirecționarea acestora;
• organizarea negocierilor de afaceri pentru șef;
• intocmirea contestatiilor, scrisorilor si a altor documente la cererea sefului;
• pregătirea ședințelor și ședințelor de lucru, strângerea materialelor necesare, anunțarea tuturor participanților la eveniment despre locul și ora desfășurării acestora, finalizarea proceselor-verbale ale ședințelor;
• Furnizare de servicii pentru organizarea unei întâlniri a oaspeților șefului;
• controlul asupra executării ordinelor administrației de către angajații societății;
• asigurarea administratiei societatii cu rechizite de birou, echipamente de birou si alte mijloace necesare muncii, contribuind la buna functionare a personalului;
• primirea vizitatorilor;
• mentinerea arhivei firmei;
• organizarea de călătorii de afaceri pentru prima persoană a companiei: achiziționarea biletelor, precum și rezervarea camerelor de hotel;
• executarea altor ordine.

Un candidat de succes pentru postul de secretar trebuie să aibă următoarele abilități, care pot fi indicate în CV:

• munca de birou;
• conducerea convorbirilor telefonice;
• întâlnirea și consultarea inițială a clienților;
• menținerea vieții biroului;
• prelucrarea corespondenței;
• Organizare de evenimente si intalniri de afaceri;
• managementul timpului al capului;
• cunoștințe despre echipamente de birou și programe pentru PC de birou.

Ce competențe sunt prioritare depinde de domeniul de activitate al companiei... De exemplu, dacă aveți nevoie de o secretară la un centru medical, atunci cu greu veți avea nevoie de cunoștințe profunde despre munca de birou și fluxul de lucru, cu greu veți avea nevoie de capacitatea de a întocmi documente pentru obținerea vizei. Această poziție necesită abilitatea de a comunica cu clienții, cunoașterea elementelor de bază ale științei medicale, capacitatea de a comunica la telefon în volume mari.

Realizările profesionale sunt importante pentru orice angajator, printre cele mai semnificative sunt de obicei următoarele puncte:

• optimizarea fluxului de documente al companiei;
• crearea unui climat optim de lucru în birou;
• organizarea unui sistem de interacțiune între departamente;
• Asistență în călătorie;
• coordonarea activitatilor de curierat si servicii de curatenie.

Un secretar competent trebuie să aibă calități atât de importante precum:

• deschidere către comunicare;
• responsabilitate și concentrare pe rezultate;
• poziția de viață activă;
• capacitatea de a îndeplini sarcini într-un mediu multitasking;
• capacitatea de a trece rapid de la o activitate la alta;
• lipsa oricăror obiceiuri proaste;
• toleranta la stres;
• acuratețe și scrupulozitate;
• dorința de a aduce ceea ce a început până la sfârșit;
• decenţă;
• capacitatea de a lucra cu informații personale;
• Limbajul corect oral și scris;
• bune cunoștințe de etichetă în afaceri;
• capacitatea de a acționa în echipă.

Dacă ați lucrat deja ca secretar, atunci nu vă va fi dificil să vă descrieți experiența de muncă. Va fi mult mai dificil pentru acei aplicanți care caută pentru prima dată de lucru în această specialitate. Cu toate acestea, lipsa de experiență nu este un motiv pentru a te supăra, poți oricând să evidențiezi abilitățile cheie pe care le deții.

De exemplu, puteți specifica:

• fluență în engleză și spaniolă;
• posesia tuturor programelor de bază de birou;
• cunoștințe de echipamente de birou;
• Tastare la atingere cu 10 degete (300 de caractere pe minut).

Pentru a te califica pentru postul de secretar asistent într-o companie de renume, trebuie să ai studii superioare. Cu toate acestea, îndeplinirea eficientă a sarcinilor necesită adesea cursuri și instruiri suplimentare în munca de birou, arhivare, precum și formare în lucrul cu echipamente de birou... În birourile mai mici, secretarele îndeplinesc adesea sarcinile unui avocat asociat sau țin evidența contabilă. În acest caz, respectiv, veți avea nevoie de o educație juridică sau economică.

Să ne oprim puțin mai mult asupra a ceea ce nu trebuie să fie indicat în CV.

• Hobby-uri și hobby-uri... Nu este necesar să descrii în detaliu cum îți place să crești flori/tricot/brodezi în cazul în care activitatea ta viitoare nu are nimic de-a face cu asta.
• Toată experiența de lucru disponibilă. Mulți oameni își încep cariera cu funcții precum vânzător, portar sau îngrijitor. Dacă lucrezi de mai bine de 10 ani, va fi destul să stai la 2-3 locuri într-o specialitate similară.
• Secretara trebuie sa aiba un aspect placut, asa ca este indicat sa atasati o fotografie la CV. Cu toate acestea, nu sunt permise nuante sexuale aici - limitează-te la o fotografie strictă de identitate. Imaginile într-un costum de baie sau într-un restaurant pot fi reproduse incorect.

O scrisoare de intenție este opțională, dar va face totuși o impresie bună asupra unui potențial angajator. Nu merită să repeți în ea tot ce este scris în CV-ul în sine. Aici trebuie să vă indicați interesul pentru postul vacant și să subliniați pe scurt prezența abilităților și competențelor de bazăpentru a vă ajuta să vă îndepliniți îndatoririle profesionale.

La sfârșitul scrisorii, vă mulțumesc pentru interes și exprimă-ți sincera speranță pentru un răspuns.

În concluzie, vă prezentăm un model de CV gata făcut pentru postul de secretar.

Ivanova Olga Ivanovna

etc.: 10.01.1985

locul de reședință: Rostov

gloată. telefon: +7 (***) **-**-***

e-mail: ***@***. **

poartă: funcţia de secretar personal al şefului

Educaţie

Institutul Economic Rostov

Facultatea socio-economică

BC „Educația profesională”, seminarul „Fundamentele afacerilor de secretariat”

experiență de muncă

01.2013 - ora actuală SA „Casa de comerț”

post: secretar

responsabilitati:

• planificarea programului de lucru al directorului;
• munca de birou;
• menținerea vieții neîntrerupte a biroului.

09.2008 - 12.2012 OJSC „Medcenter Plus”

post: receptioner

responsabilitati:

• receptia si redistribuirea apelurilor telefonice;
• lucru cu corespondență;
• întâlnirea vizitatorilor;
• consultanta initiala a clientilor.

Aptitudini:

• experienta in munca de birou;
• cunoștințe de programe de calculator de birou;
• vorbire corectă din punct de vedere gramatical;
• cunoașterea echipamentelor de birou.