CV-ul asistentului executiv: Ghid de structură și compilare

Asistentul unui manager este o persoană care este mâna dreaptă a șefului, rezolvă toate problemele organizaționale, are informații la zi și demonstrează disponibilitatea de a rezolva probleme urgente. Pentru mulți, o astfel de poziție este un pas râvnit în cariera lor. Un CV bine scris vă va ajuta să îl luați.

Un CV al unui asistent manager este un document care este un portret profesional al unui solicitant. Angajatorul nu te evaluează pe tine însuți, ci textul care ar trebui să te prezinte cel mai favorabil. Pentru aceasta, trebuie structurat.

Structura unui CV bun.

• Informatii personale. La începutul unei povești de afaceri despre tine, ar trebui să te prezinți. Numele complet, anul nașterii, informațiile de contact curente. Acesta din urmă ar trebui să fie variabil: telefon mobil, acasă, e-mail. Asigurați-vă că atașați o fotografie. O fotografie mică, de înaltă calitate, în colțul din dreapta, lângă elementul „Informații personale” nu este un atribut obligatoriu al unui CV, dar este de dorit. În special pentru solicitantul de locuri de muncă al directorului general adjunct, secretar personal.
• Educaţie. Dacă intenționați să includeți o listă lungă cu diferite cursuri și ateliere în acest paragraf, va fi exagerat. Enumerați doar principalele lucruri: universitatea și, eventual, unul dintre seminariile cheie, după care ați primit certificatul corespunzător.
• Experiență de muncă. Dacă ați schimbat multe locuri de muncă, nu merită menționat totul - doar cheie sau ultimele 2-3 locuri de muncă. Indicați numele companiei, anii de muncă, funcția.Dacă nu ai mai lucrat nicăieri, notează în acest paragraf locul în care ai făcut stagiul în timp ce studiai la universitate.
• Calitate profesionala. O secretară personală este o persoană care ar trebui să poată face multe și, mai important, să învețe multe. Indiferent de abilitățile profesionale pe care le enumerați, indicați faptul că sunteți gata să învățați și să vă dezvoltați în cadrul postului dvs.
• Calitati personale. Enumerați aici acele calități inerente ție care pot ajuta la creșterea profesională: de exemplu, perseverența, responsabilitatea, scrupulozitatea, stabilitatea emoțională, curiozitatea.
• Realizări... Ce poți adăuga la activul tău? Poate nu aveai experiență de muncă, dar la institut ai fost conducătorul și ai făcut față cu succes acestui rol. Sau, de exemplu, au organizat o nuntă la cheie pentru prieteni, care deja vorbește despre bune abilități organizatorice.
• Motivația. Nu este un articol obligatoriu, dar poate deveni partea principală a unui CV. Scrie literalmente două propoziții de ce vrei să devii asistent sau secretar al unui manager. Poate arăta astfel: „Îmi văd propria dezvoltare profesională în această poziție, îmi corelez capacitățile și punctele forte cu solicitarea solicitantului, pot nota responsabilitatea, intenția și disponibilitatea pentru dezvoltare ca un atu”.
• Informații suplimentare. Ești căsătorit, știi o limbă străină, ai permis de conducere, care sunt hobby-urile tale.

Modul în care documentul este prezentat vizual este, de asemenea, important. Informațiile ar trebui să fie structurate, lizibile, strălucitoare, expresive și, în același timp, să nu fie „forță brută”. Folosirea multor culori este un instrument exagerat pentru un CV. În același timp, nu este necesar să vă faceți CV-ul în alb-negru: alegeți un design albastru închis: evidențiați titlurile paragrafelor cu albastru închis aldine. Asigurați-vă că punctele sunt relativ proporționale.

Încercați să faceți tot textul să încapă pe o singură pagină. Nu lăsați goluri laterale: plasați obiectele unul față de celălalt. Folosiți liste.

Completarea corectă a secțiunilor vă definește ca o persoană care știe să ducă la bun sfârșit sarcina. Acesta este primul test al viitorului asistent. Un text zvelt, plin de sens, consistent în același stil, informativ și bine prezentat - acestea sunt proprietățile autoprezentării care sunt necesare unui asistent manager.

După cum sa menționat deja, pentru cei cărora le place să studieze și să se aprovizioneze cu „cruste”, nu este deloc necesar să le marcheze pe toate. Dacă ați absolvit o facultate cu o diplomă în „Secretar-Asistent”, și apoi o universitate într-o specialitate, de exemplu, „Psiholog”, asigurați-vă că indicați atât educația în acest paragraf. Trebuie să scrieți numele universității, facultății, specialității, anii de studiu - de preferință în această ordine. Cursuri, seminarii, traininguri, scrieti doar pe cele la care ati primit certificat sau certificat. Indicați organizația educațională care v-a eliberat documentul.

Pe lângă lista de organizații în care ați lucrat deja, este logic să indicați responsabilitățile postului pe care le-ați îndeplinit acolo. Un exemplu de listă de responsabilități ale postului:

• menținerea documentației de intrare și de ieșire;
• pregătirea documentelor pentru semnare;
• coordonarea programelor de lucru ale angajaților;
• organizare de comunicate de presă, întâlniri, evenimente de protocol;
• consultarea clientilor telefonic (consultare initiala);
• menținerea rețelelor sociale ca platforme de publicitate pentru serviciile companiei.

Scrie doar ceea ce ai făcut de fapt. Nu exagerați propriile capacități. Nu ar trebui să scrieți funcționalitatea pentru care v-ați oferit voluntar, dar care nu are legătură directă cu poziția dvs. De exemplu, cunoașteți bine un editor foto, un editor grafic și dezvoltați în mod regulat cărți de vizită și broșuri pentru o companie.

Aici descrii abilitățile profesionale în care ai încredere. Lista poate fi după cum urmează:

• utilizator de PC sigur;
• deținerea de echipamente de birou (transfer);
• experiență cu date confidențiale;
• cunoștințe de etichetă în afaceri, corespondență de afaceri;
• capacitatea de a lucra cu o cantitate mare de informații;
• capacitatea de a lucra într-un mediu multitasking;
• vorbire competentă (oral și scris);
• cunoștințe de gestionare a înregistrărilor;
• experiență în colectarea documentației de raportare;
• abilități de manipulare a corespondenței;
• experiență în organizarea de întâlniri de afaceri, negocieri;
• abilități în utilizarea metodelor relevante de colectare a informațiilor și analiza ulterioară a acestora;
• cunoașterea elementelor de bază ale psihologiei antreprenoriatului.

Nu este necesar să scrieți doar o listă atât de lungă. Indicați 5-6 abilități cheie, a căror posesie nu va fi o exagerare. Folosește expresii „vii” pentru a-ți descrie propriile abilități: „abilitatea de a face...”, „a deține acest lucru”, „cunoașterea acestui lucru”.

Angajatorul citește acest punct cu deosebită atenție. Realizările includ proiecte de succes pe care le-ați supravegheat personal și, bineînțeles, promoții, certificate, recunoștință. Poate că unele dintre inițiativele propuse de dumneavoastră s-au înrădăcinat în același loc de muncă.

Chiar dacă ți se pare că realizările din trecut nu se aplică unui nou loc de muncă, ele pot deveni semne suplimentare ale portretului tău profesional. Acest lucru este valabil mai ales pentru abilitățile organizatorice, care sunt valoroase pentru asistentul executiv.

Scrie literalmente 3-4 propoziții care adaugă luminozitate portretului tău. De exemplu, unui solicitant îi place să alerge, participă anual la maratoane. Acest lucru poate indica consecvența, calitățile de voință puternică, angajamentul pentru un stil de viață sănătos. Aici puteți specifica și starea ta civilă, prezența copiilor, permisul de conducere.

Acesta este un document de afaceri care trebuie să îndeplinească cerințele corespondenței de afaceri.

Cum arată structura documentului.

• Salutari. Un document impersonal nu evocă acceptare, un personificat la nivel subconștient evocă aprobare. Ar trebui evitate apelurile informale. Scrieți „Bună ziua!”, „Bună ziua!”, Toate celelalte apeluri nu au atât de reușite.
• Parte principală. Indicați din ce sursă ați aflat despre job. Menționați postul pentru care vă nominalizați. Explicați de ce poziția este atractivă pentru dvs. ca profesionist. Într-o propoziție sau două, descrieți experiența dvs. care este importantă pentru acest job.
• Fraza finală... Mulțumește persoanei care citește scrisoarea pentru atenția acordată, notează disponibilitatea de a se întâlni pentru a aranja un interviu.
• Despărţire... Este suficient să scrieți „Cu încredere, numele complet”.
• Detalii de contact. Și deși această informație se află în textul CV-ului, nu ar fi deplasat să o menționăm aici.

Fiecare paragraf începe cu un paragraf nou și nu poate depăși 3 propoziții. O scrisoare de intenție este un document concis, de teză. Punctele sale forte vor fi unicitatea și relevanța.

Un model de șablon de CV executiv vă va ajuta să scrieți propria carte albă.

Chernova Iulia Igorevna

Post vacant: asistent manager

Date personale: locul de reședință -…, data nașterii, starea civilă. De asemenea, puteți indica aici informațiile dvs. de contact.

Educaţie: Universitatea Pedagogică din Orientul Îndepărtat. Facultatea - Limbi străine. Specialitatea „Profesor de engleză”. 2008-2013 Cursuri: Școala Superioară de Economie și Servicii, Moscova. Titlul cursului „Secretar – Grefier”, 2017

Experiență de muncă: din 2017 până în 2019 a lucrat ca secretar al companiei „Smart House”, Moscova. Înainte de aceasta, din 2013 până în 2017, ea a lucrat ca secretar al departamentului educațional al Colegiului Pedagogic din Moscova.

Responsabilitati:

• planificarea si coordonarea programului de lucru al managerului;
• organizare de întâlniri, interviuri, negocieri;
• controlul documentației de intrare și de ieșire;
• asistență tehnică la șef;
• transferul la timp a documentelor către șef;
• Corespondență de afaceri;
• colaborarea cu personalul suport;
• întreținerea cataloagelor electronice ale documentației interne a companiei.

Aptitudini principale:

• un nivel ridicat de alfabetizare (inclusiv alfabetizare computer);
• cunoștințe perfecte de engleză, germană - peste medie;
• cunoștințe de etichetă în afaceri.

Realizări: nu mai mult de 3 (certificate, recunoștință, categorii atribuite, supravegherea proiectelor complexe).

Calitati personale: nu mai mult de 5. De exemplu: organizare, încredere în sine, bunăvoință, inventivitate.

Informații suplimentare: Experiență de conducere (categoria B) - 6 ani.